Langestraat 77A 1211 GW
Openingstijden laden...
Langestraat 77A 1211 GW
Laatst bijgewerkt: 27 oktober 2026
Room108 B.V., handelend onder de naam Room108 Hilversum, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Waar hieronder “wij” staat, wordt Room108 B.V. bedoeld. Room108 B.V. heeft ook showrooms in andere steden; deze verklaring geldt voor alle websites en showrooms van Room108 B.V.
Onze website, ons chatsysteem en ons klantenservicesysteem worden voor ons beheerd door Meubilex B.V. (Whoon Oisterwijk), onze IT-leverancier. Meubilex B.V. is hierbij onze verwerker: zij gebruikt uw gegevens alleen voor ons en volgens onze instructies, op basis van een verwerkersovereenkomst. Zij combineert uw gegevens niet met de klantgegevens van Whoon.
Welke gegevens wij verwerken hangt af van wat u met ons doet:
Wij ontvangen de meeste gegevens van u zelf. Daarnaast verzamelen wij gegevens automatisch met cookies (alleen met uw toestemming) en ontvangen wij uw profielnaam en berichten van sociale-mediaplatforms als u ons daar benadert.
Wij verwerken bewust geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheid, religie of politieke voorkeur). Vermeld dit soort gegevens dus niet in een chat- of e-mailbericht.
Onze website en dienst zijn niet bedoeld voor bezoekers jonger dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van hun ouders of voogd. Wij kunnen niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16. Wij raden ouders daarom aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Bent u als ouder ervan overtuigd dat wij zonder die toestemming gegevens over een minderjarige hebben verzameld? Neem dan contact met ons op via contact@whoon.com; wij verwijderen die gegevens dan.
De AVG verplicht ons per doel te vermelden op welke grondslag wij ons baseren. Dat staat in de tabel hieronder.
| Doel | Welke gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Uw bestelling verwerken, leveren en factureren | NAW, e-mail, telefoon, ordergegevens | Uitvoering van de overeenkomst |
| Uw vraag beantwoorden via e-mail, telefoon, chat, WhatsApp of sociale media | Naam, contactgegevens, inhoud van het bericht | Uitvoering van de overeenkomst, of gerechtvaardigd belang (klantenservice) als er nog geen overeenkomst is |
| De status van uw bestelling tonen als u daarom vraagt | Ordernummer + postcode | Uitvoering van de overeenkomst |
| Een showroomafspraak, offerte of 2D/3D-ontwerp inplannen en uitvoeren, met een bevestiging en opvolging per e-mail | Naam, e-mail, telefoon, voorkeursdatum, uw toelichting, plattegronden en foto’s die u aanlevert | Uitvoering van de overeenkomst, of maatregelen op uw verzoek voordat u een overeenkomst sluit |
| U informeren over uw bestelling, levering, garantie of wijzigingen in producten die u heeft gekocht | Contactgegevens, ordergegevens | Uitvoering van de overeenkomst |
| Onze website en onze chatbot verbeteren | Gebruiksgegevens, chatgesprekken zonder IP-adres | Gerechtvaardigd belang |
| Websitegebruik analyseren, advertenties meten en tonen, ook met heatmaps en opnames van bezoeken (Microsoft Clarity) | Surfgedrag, cookie-identificatiegegevens | Uw toestemming (via de cookiebanner) |
| Uw cookiekeuze vastleggen | Toestemmings-ID, datum, gekozen categorieën, ingekort IP-adres | Gerechtvaardigd belang (kunnen aantonen dat u toestemming gaf) |
| Misbruik van onze chat en formulieren tegengaan | IP-adres (versleuteld opgeslagen), tijdstip, apparaatgegevens | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| Voldoen aan wettelijke plichten, zoals de belastingaangifte en garantie | Administratie- en ordergegevens | Wettelijke verplichting |
Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hebben wij uw belangen afgewogen tegen die van ons. U kunt daartegen bezwaar maken; zie Uw rechten.
Waar wij ons op toestemming baseren, kunt u die op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor wat er daarvóór al is verwerkt.
Voor een bestelling, afspraak of vraag hebben wij bepaalde gegevens nodig, zoals uw naam, adres en e-mailadres. Zonder die gegevens kunnen wij de bestelling of afspraak niet uitvoeren. Voor analyse- en advertentiecookies bent u nooit verplicht gegevens te geven. Weigeren heeft dan geen gevolgen voor het gebruik van de website of onze dienstverlening.
Room108 B.V. neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u op een vergelijkbare manier aanmerkelijk treffen. Ook bouwen wij geen profiel van u op om u anders te behandelen. De programma’s die wij voor bestellingen en verzending gebruiken (zoals LogicTrade en MyParcel) staan in het overzicht van partijen met wie wij gegevens delen.
Op onze website staat een chatvenster. Omdat hier de meeste vragen over gaan, leggen wij dit apart uit.
In het chatvenster staat: “Je chat met een AI-assistent · antwoorden kunnen fouten bevatten.” Dat is geen kleine lettertjes-formaliteit maar een verplichting uit de Europese AI-verordening: u hoort te weten wanneer u met een computer praat en niet met een mens. Wordt het gesprek overgenomen door een medewerker, dan verdwijnt die melding en ziet u de naam van de medewerker.
Om uw vraag te kunnen beantwoorden sturen wij de tekst van het gesprek naar Google (Gemini), de taalmodel-dienst die onze chatbot aandrijft. Google is hierbij onze verwerker. Daarbij geldt:
Google kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Zie Doorgifte buiten de EU.
Nee. De chatbot beantwoordt vragen, zoekt producten en de status van een bestelling op, en kan u naar het juiste formulier of een medewerker leiden. Er worden geen besluiten genomen die rechtsgevolgen voor u hebben of u in aanmerkelijke mate treffen, en er wordt geen profiel van u opgebouwd om u anders te behandelen. U kunt altijd vragen om een medewerker.
Vraagt u om een medewerker, of schakelt de bot door, dan ziet die medewerker het gesprek zoals u het schreef. Onze medewerkers werken in een afgeschermde omgeving en zien alleen de merken waarvoor zij werken.
Zodra u zelf een chatgesprek start, slaat het chatvenster in uw browser op dat het gesprek open staat, zodat u niet opnieuw hoeft te beginnen als u naar een andere pagina gaat. Dat is noodzakelijk voor de chat die u zelf start. Het chatvenster kan u ook zelf hulp aanbieden; dat het onthoudt wanneer het dat voor het laatst deed, gebeurt alleen met uw toestemming voor functionele cookies.
Neemt u contact op via Facebook Messenger, Instagram-berichten, WhatsApp of door te reageren op onze berichten, dan ontvangen en bewaren wij uw bericht, uw profielnaam en uw openbare profielfoto in ons klantenservicesysteem, zodat wij u kunnen antwoorden.
Op sommige berichten reageren wij automatisch met een standaardantwoord of een privébericht. Ook dan komt uw bericht bij een medewerker terecht.
Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp) is voor het platform zelf een eigen verwerkingsverantwoordelijke. Op uw gebruik van die platforms is ook het privacybeleid van Meta van toepassing.
Uw gegevens laten verwijderen? Dat kan altijd, en het kost u niets. Zie Verzoek tot verwijdering van gegevens verderop.
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken, zoals opslag in uw browser. Die delen wij in vier soorten in:
Functionele, analytische en marketingcookies plaatsen wij pas nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven in de cookiebanner. U kiest per soort. Weigeren heeft geen gevolgen voor het gebruik van de website. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via “Cookie-instellingen” op de website of op onze cookiepagina; trekt u toestemming in, dan verwijderen wij de cookies van die soort. Uw keuze bewaren wij als bewijs (een willekeurig toestemmings-ID, het tijdstip, uw keuze en een ingekort IP-adres) gedurende 24 maanden, op onze eigen server. Dat doen wij op grond van ons gerechtvaardigd belang om te kunnen aantonen dat u toestemming gaf.
Heeft u een account en logt u in, dan slaan wij cookies op voor uw inlog (2 dagen, of 2 weken als u “Herinner mij” kiest) en voor schermweergave (1 jaar). Zodra u uitlogt, worden die inlogcookies verwijderd.
Welke cookies het precies zijn, van wie, waarvoor en hoe lang: https://room108-hilversum.nl/cookies/
Onze pagina’s kunnen ingesloten inhoud tonen, bijvoorbeeld video’s, kaarten of reviews van andere websites. Die inhoud gedraagt zich alsof u die andere website zelf bezoekt: de aanbieder kan gegevens over u verzamelen, cookies gebruiken en uw interactie volgen. Wij laden ingesloten inhoud pas nadat u toestemming heeft gegeven.
Laat u een reactie achter, dan verzamelen wij de gegevens uit het reactieformulier, uw IP-adres en de browserinformatie, om spam op te sporen. Een versleutelde weergave van uw e-mailadres kan naar de Gravatar-dienst worden gestuurd; zie automattic.com/privacy.
Uploadt u afbeeldingen naar de site, verwijder dan eerst eventuele EXIF-locatiegegevens: bezoekers kunnen die uit het bestand lezen.
Reacties bewaren wij zolang het bericht waarop u reageerde op de site staat, en daarna hooguit nog 12 maanden.
Wij delen uw gegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als de wet ons daartoe verplicht. Partijen die gegevens namens ons verwerken (verwerkers) gebruiken die alleen volgens onze instructies; met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Partijen die zelf bepalen waarvoor zij gegevens gebruiken (zelfstandig verantwoordelijken) vermelden wij als zodanig. Wij verkopen uw gegevens niet.
| Partij | Rol | Waarvoor | Welke gegevens |
|---|---|---|---|
| Belastingdienst en onze boekhouder | Belastingdienst: zelfstandig verantwoordelijke. Boekhouder: verwerker | Wettelijke administratieplicht | NAW-gegevens, facturen |
| Meubilex B.V. (Whoon Oisterwijk) | Verwerker | IT-beheer, chatsysteem, klantenservicesysteem en het afhandelen van privacyverzoeken via contact@whoon.com | Contactgegevens, chatberichten, ordergegevens |
| IONOS (Duitsland) | Verwerker | Hosting van onze website | Alle gegevens die op de site staan |
| Supabase (EU) | Verwerker | Database achter onze klantenservicetoepassing | Order- en voorraadgegevens |
| LogicTrade | Verwerker | Orderverwerking | NAW, e-mail, telefoon, ordergegevens |
| MyParcel | Verwerker | Pakketverzending | NAW, e-mail |
| ASD Logistics | Verwerker | Bezorging van meubels | NAW, telefoon |
| ActiveCampaign | Verwerker | Bevestiging en opvolging van uw afspraak- of ontwerpaanvraag per e-mail | Naam, e-mail, telefoon, uw aanvraag |
| Microsoft (Microsoft 365) | Verwerker | Inhoud van e-mails, contactgegevens | |
| Google (Gemini) | Verwerker | De taalmodellen achter onze chatbot | Chatberichten, ordersamenvatting |
| Google (Analytics, Tag Manager) | Verwerker | Websitestatistiek, alleen met toestemming | Surfgedrag, IP-adres, apparaatgegevens |
| Google (Ads) | Zelfstandig verantwoordelijke | Advertenties meten en tonen, alleen met toestemming | Surfgedrag, conversies |
| Google (Maps, YouTube) | Zelfstandig verantwoordelijke | Kaarten en video’s, alleen met toestemming | IP-adres, apparaatgegevens |
| Microsoft (Clarity) | Verwerker | Heatmaps en opnames van bezoeken, gekoppeld aan advertenties (Microsoft Advertising), alleen met toestemming | Klik- en scrollgedrag, IP-adres, apparaatgegevens |
| Meta (Pixel) | Gezamenlijk verantwoordelijke voor het verzamelen en doorsturen | Advertenties meten en tonen, alleen met toestemming | Surfgedrag, conversies |
| Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp) | Zelfstandig verantwoordelijke voor het platform | Berichtenverkeer | Berichten, profielnaam |
| Zelfstandig of gezamenlijk verantwoordelijke | Advertenties meten, alleen met toestemming | Surfgedrag, conversies | |
| Beslist.nl | Zelfstandig verantwoordelijke | Meten welke bezoeken via Beslist.nl binnenkomen, alleen met toestemming | Surfgedrag, conversies |
| Trustpilot | Zelfstandig verantwoordelijke | Reviews tonen, alleen met toestemming | IP-adres, apparaatgegevens |
| Cloudflare | Verwerker | Beveiliging van de website en formulieren tegen bots | IP-adres, apparaatgegevens |
| Font Awesome (Fonticons) en jsDelivr | Verwerker | Pictogrammen en programmaonderdelen van de website | IP-adres |
Bij de Meta Pixel zijn wij en Meta samen verantwoordelijk voor het verzamelen en doorsturen van de gegevens naar Meta. De afspraken daarover staan in het Controller Addendum van Meta; de essentie daarvan kunt u bij ons opvragen. Wat Meta daarna met de gegevens doet, valt onder Meta’s eigen verantwoordelijkheid.
Een aantal van onze leveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten of kan gegevens daar verwerken: Google, Meta, Microsoft, Pinterest, ActiveCampaign, Cloudflare en Fonticons (Font Awesome). Voor Google, Meta, Microsoft, Pinterest, ActiveCampaign en Cloudflare baseren wij ons op het EU-US Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen; voor Fonticons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met afspraken over beveiliging. Een kopie van de gebruikte waarborgen kunt u opvragen via contact@whoon.com.
Onze hosting (IONOS) en onze database (Supabase) staan binnen de Europese Unie.
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Financiële administratie en facturen | 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht) |
| Ordergegevens en garantiedossier | 10 jaar na levering, in verband met garantie, service en aansprakelijkheid |
| Afspraken, offertes en ontwerpen (met plattegronden en foto’s) | Niet langer dan nodig voor de afhandeling. Leidt het tot een bestelling, dan gelden de termijnen voor ordergegevens |
| Klantcontact (e-mail, chat met een medewerker, sociale media) | 12 maanden na afronding, tenzij het bij een bestelling hoort |
| Gesprekken met de chatbot | 11 maanden, daarna automatisch verwijderd |
| IP-adres voor misbruikbestrijding | Maximaal 24 uur, versleuteld |
| Reacties op de website | Zolang het bericht online staat, daarna maximaal 12 maanden |
| Accountgegevens van geregistreerde gebruikers | Tot u het account opzegt; daarna verwijderd, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren |
| Uw cookiekeuze (toestemmingsregistratie) | 24 maanden |
| Analyse- en marketinggegevens (alleen met toestemming) | Per cookie, zie de cookieverklaring. Gegevens in Google Analytics: uiterlijk 14 maanden |
Bent u geregistreerd gebruiker, dan kunt u uw gegevens op elk moment bekijken, wijzigen of verwijderen in uw profiel. Uw gebruikersnaam kan niet worden gewijzigd.
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging:
Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, of zijn er aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via contact@whoon.com.
U heeft het recht om:
Stuur uw verzoek naar contact@whoon.com. Wij reageren binnen één maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten.
Wij vragen u niet standaard om een kopie van uw identiteitsbewijs. Wij stellen uw identiteit vast op een manier die past bij het verzoek — bijvoorbeeld door te antwoorden op het e-mailadres dat bij uw bestelling hoort. Alleen als er gerede twijfel bestaat over uw identiteit, vragen wij om aanvullende gegevens. Vragen wij daar toch om, scherm dan op de kopie uw pasfoto, het BSN en de MRZ (de strook cijfers onderaan) af; gebruik bij voorkeur de KopieID-app van de Rijksoverheid.
Een verzoek tot verwijdering kunnen wij niet altijd volledig uitvoeren: gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (bijvoorbeeld facturen voor de Belastingdienst) blijven staan tot die termijn verstreken is. Wij vertellen u dan wat er wel en niet is verwijderd.
Klacht indienen. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wilt u dat wij de gegevens verwijderen die wij van u hebben — bijvoorbeeld uw berichten via Facebook Messenger, Instagram of WhatsApp, uw chatgesprekken, of uw klantgegevens — dan kunt u dat op twee manieren aanvragen:
Wat er daarna gebeurt:
Het verwijderen is kosteloos.
Wij passen deze privacyverklaring aan als onze dienstverlening of de wet daartoe aanleiding geeft. De datum bovenaan geeft aan wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij ingrijpende wijzigingen melden wij dat op onze website.
